在现代企业中，尤其是那些需要经常接待客人的公司，如五星级酒店、会议中心、餐厅等，小秘书的工作职责之一就是订餐。这项工作看似简单，但实际上却需要小秘书具备良好的组织能力、沟通技巧以及对细节的高度重视。在日常运作中，大多数情况都是按部就班的，但有时候会遇到一些突发的情况，比如说，原本预定的座位不够用了，或是客户突然增加人数，这时小秘书就要展现出应变能力来处理这些紧急情况。
首先，当小秘书发现有这样的突发情况时，他/她应该立即采取行动。最直接和有效的方式可能就是与饭店或其他提供服务的地方的人员紧急联系，以便了解他们是否能提供额外的座位或者调整预定时间。如果可以的话，还要询问他们是否能为更多的人提供相应的餐点和饮料。
此外，小秘书还应该迅速地通知所有相关人员，让他们知道新的安排。比如，如果原来已经为几个人订了一个包间，现在可能需要再次确认是否还有足够空间容纳新增的人员，同时也要确保没有任何已知的问题出现，比如特殊菜品需求或者特殊饮食习惯等。
在处理这类紧急情况时，小秘書应当保持冷静，不要让自己的情绪影响到对事物的判断和反应。他/她必须迅速而准确地分析当前状况，并根据这个分析制定出最佳方案。这包括评估目前资源（包括时间、金钱和人员）以及可用的选项，以及每个选项带来的风险与收益。
除了技术上的解决办法之外，沟通也是非常关键的一环。在这种紧张的情境下，清晰且礼貌地向客户解释发生了什么，以及你正在做什么，是至关重要的小细节。同时，也不要忘记表达感谢，即使是在压力山大的时候，也不能忽略了对饭店或服务供应商所给予帮助的一丝一毫。
另外，在这样的场合下，要注意记录下来所有与这次事件相关的事宜，无论是电话记录还是电子邮件交换，都应该保存好，以便于后续参考。此外，对于未来的订餐活动，可以考虑使用一些更高效率的管理工具来避免类似问题再次发生，而不是只是单纯依靠记忆进行操作。
总之，当面临突发情况时，小秘書应当能够快速响应，同时保持冷静，不仅要解决眼前的问题，还要想方设法以最优化的手段来减少负面影响，并尽可能提高整体服务质量，从而增强客户满意度并提升企业形象。
