分类群组
在使用QQ时，我们往往会收到来自不同朋友和群组的信息，为了更好地管理这些信息，我们需要对这些群组进行分类。首先，可以根据联系人的性质来划分，如家庭成员、同事、同学等，这样可以方便我们快速找到相关的消息。而对于群组来说，也可以根据其功能或兴趣来进行分类，比如娱乐交流、工作讨论、技术支持等。
设置标签
标签是提高QQ搜索效率的重要工具。每个联系人都可以设置多个标签，使得在需要查找特定类型的人或话题时，可以快速通过搜索功能找到。在添加标签时，建议使用具体而不使用通用的词汇，以免造成混淆。此外，还可以为每个分组设定一个主色调或者图片作为识别符，便于一眼看出该分组内容。
合理安排位置
QQ允许用户将某些特别重要的联系人或者分组置顶，这样就能在聊天界面中始终看到它们，无需频繁切换。这对于经常与某些紧急情况相关的人员或者关键项目团队来说尤为重要。此外，也可以将一些不常用但又非常有价值的资源（如学习资料库）放在易于访问的地方。
建立规则和习惯
为了保持良好的组织状态，应该制定一些规则，比如每次新加入一个群体后，都要立即给它分类并添加相应标签；在发送消息之前，一定要考虑是否属于当前选择的分组。如果有新的信息需要处理，就尽量把它归入最适合的地方，并且确保所有参与者知道如何操作以维持这个系统。
利用自动化工具辅助管理
有些第三方软件提供了更高级的功能，如自动化排序和筛选邮件，可以帮助你减少手动操作时间。例如，有软件能够根据特定的条件自动将消息转移到指定的聊天窗口，从而大幅提升工作效率。但是，在引入任何第三方工具前，最好先试用一下，看看是否符合自己的需求，并且不会对隐私安全造成威胁。