分类整理：首先要对QQ普通分组中的聊天记录进行分类整理。可以按照时间、主题或者参与人员来分类，这样有助于快速找到需要查找的信息。
标签标记：在每条聊天记录中使用标签来标记重要内容，如会议纪要、决策结果等。这不仅方便检索，还能帮助团队成员快速了解关键信息。
搜索优化：为了提高搜索效率，可以设置定期备份聊天记录，并使用专业的文档管理软件或数据库进行存储和检索。这样即使是大量数据也能迅速找到所需信息。
文档归档：对于一些长期重要的讨论或者文件，可以将其转换为PDF格式并归档到云端硬盘或者本地电脑，以防丢失同时保证安全性。
权限控制：对于敏感或保密性的群组，应设定权限控制，确保只有授权人员才能访问这些资料。此外，对于退出团队的人员，应及时移除他们的权限，以保护隐私和安全。
