规划分组结构
在开始之前，我们需要先规划好我们的分组结构。这一步很重要，因为它决定了我们后续的组织方式。首先，确定你最常用的几个功能性群聊，比如工作、学习、生活等，然后根据这些核心群聊来设定相应的子分类。例如，你可以将工作群划分为项目管理、日常协作和紧急通知三个子类别，这样就可以方便地找到所需信息。
优化新消息提醒
QQ提供了个性化的新消息提醒功能，可以针对不同类型的消息设置不同的提示方式。比如，对于重要且立即行动需要进行的消息，可以设置震动提醒或声音提醒；而对于非紧急但仍然需要回复的问题，可以选择仅在屏幕上显示，而不是打扰到正在专注工作的人。
整理历史记录
对于已经存在的一些历史记录，也要进行合理整理。这包括清除无关信息或者将旧记录归档到适当的位置，以减少每次进入某个群时看到大量无用信息带来的视觉干扰。此外，还可以使用QQ内置的搜索功能快速查找特定的聊天内容。
利用标签和关键词
QQ允许给每条消息添加标签，这种做法非常高效。如果一个话题涉及多个相关线索，就可以给它们统一打上同样的标签，从而方便以后检索和追踪。在一些特殊情况下，甚至可以创建自己的简易知识库，用来保存一些重要指南或解决方案。
定期维护与更新
分组管理并不是一次性的操作，它需要持续不断地进行维护和更新。随着时间推移，一些人可能离开你的群聊，而其他新的成员加入，因此需要定期检查各个群是否还有必要继续保留，或者是否应该重新分类以适应变化的情况。此外，还要注意备份数据，以防丢失信息或出现系统问题导致无法恢复的情况发生。