理清分组目的与目标
在开始之前，我们需要明确为什么要进行QQ分组管理。是为了更好地组织和管理社交网络，还是为了提高工作效率？明确目的后，你可以根据不同的需求来设计合适的分组策略。
清理未分类群聊
首先，要做的是清理那些没有任何分类标签的群聊。这些群往往因为缺乏分类而显得杂乱无章，不利于信息的快速检索和处理。你可以选择将它们归入现有的某个类别中，或是新建一个专门用于存放这些未分类群聊的地方。
设定主要分组标准
确定你的主要分组标准，比如工作、生活、兴趣爱好等，这些基本类别应该能够覆盖大多数的情况，并且易于理解。如果可能的话，尝试使用一些具体化的名称，如“家庭成员”、“同事”、“大学同学”等，以便更快地找到特定的联系人。
创建子集与子集之间的关系
每个主类别下面都可以再细化为子集，比如在“朋友”这个主类别下，可以进一步细化为“高中同学”、“大学室友”，这样不仅能帮助你更精确地找到想要联系的人，还能避免重复创建相同类型的人员或话题。
实施严格的一致性原则
一旦设定了规则，就要坚持下去。不要随意改变规则，因为这会导致混乱并增加额外的工作量。当新的联系人加入时，一律按照既定的规则来进行分类，这样长远来看会更加高效。
定期检查并维护分类系统
随着时间推移，人们的地位和关系也会发生变化。这意味着你的QQ分组也需要定期更新以反映这些变化。你可以设置一个固定的时间（比如每季度）来回顾每个人的角色，并相应调整他们所在的小组位置。
使用特殊符号表示重要人物或事件
对于特别重要的人物或者重大事件，可以给予特别标记。在Qq上，你可以通过加星号(*)或其他特殊符号对其进行标记，使之突出显示，从而在海量信息中快速识别到关键人物或话题。
建立分享规则与约束条件
分享内容通常占用大量空间，因此建立一套可行又有效的分享规则至关重要。这包括什么时候、如何分享，以及哪些内容是不允许共享的。此外，也要制定一定数量限制，以防止过多消息导致混乱。
利用搜索功能优化查找速度
利用QQ内置搜索功能，可以极大地提升查找特定信息和人员速度。例如，如果你想寻找某个特定的文件或者历史对话，只需输入关键词即可快速找到相关内容，而不是花费大量时间浏览各个小组里的所有记录。
教导他人遵循规范操作指南文档制作及发放
最后，将整体流程写成操作指南文档，然后发送给所有成员，让他们了解如何正确添加自己以及他人到相应的小队伍中去。一旦大家都知道该如何行动，那么整个社区就能保持良好的秩序状态，不再出现因忽视规定造成的问题。